Appuntamenti
La gestione degli appuntamenti ha come obiettivo di programmare degli appuntamenti da effettuare e di memorizzare lo storico degli appuntamenti effettuati.
Caso particolare della sincronizzazione Outlook:
Gli appuntamenti provenienti da Outlook vanno classificati in due categorie:
- La prima categoria contiene gli appuntamenti nei quali non è indicato l'elenco dei partecipanti. Questi appuntamenti sono semplicemente registrati come nuovi eventi nel calendario Outlook.
- La seconda categoria riguarda gli appuntamenti di cui Outlook assicura la diffusione e la sincronizzazione con i diversi partecipanti (esempio: richiesta di riunione con attesa di accettazione e di risposta).
Da un punto di vista Outlook, la prima categoria riguarda gli appuntamenti (appointment) e la seconda le riunioni (meeting).
Da un punto di vista X3, i processi che sono supportati sono i seguenti:
- La diffusione di un appuntamento Outlook appartenente alla prima categoria (appointment) agli agenti indicati nell'elenco dei contatti.
- La diffusione di un appuntamento creato in Sage X3 all'organizzatore ed ai collaboratori (nei relativi calendari Outlook).
- L'aggiornamento dei record (appuntamenti) in Sage X3 per i quali l'utente/agente connesso è l'organizzatore principale.
Più in generale, quando viene lanciata una sincronizzazione di appuntamenti Outlook, la tabella degli appuntamenti X3 viene aggiornata in parallelo (creazione o modifica dei record interessati) e memorizza le informazioni provenienti da tali appuntamenti Outlook. Allo stesso modo, quando viene lanciata una sincronizzazione di appuntamenti X3, gli appuntamenti di Outlook vengono creati o modificati di conseguenza.
Soltanto gli appuntamenti Outlook contrassegnati "privati" non saranno generati come appuntamenti X3 una volta lanciata la sincronizzazione.
Osservazioni:
I dati relativi ad un appuntamento X3 vengono sincronizzati con un appuntamento Outlook in determinate condizioni:
- L'utente deve essere un agente. Per richiamo, il parametro AUSCRMA (livello utente, capitolo CRM, gruppo COL) permette di associargli una funzione detta commerciale, mentre il parametro AUSCRMF (livello utente, capitolo CRM, gruppo COL) permette di assegnargli un codice agente.
- L'utente deve avere l'abilitazione a lanciare sincronizzazioni di appuntamenti Outlook e di appuntamenti X3. Oltre ai parametri CRMSYNC e CRMSYNCBAP definiti a livello del dossier (capitolo CRM, gruppo SYN), occorre definire i parametri individuali di sincronizzazione per ogni utente nella funzione GESSYP.
- L'appuntamento in oggetto deve essere assegnato all'utente incaricato del lancio della sincronizzazione.
Elenco dei principali campi standard coinvolti in entrambe le direzioni durante una sincronizzazione di Sage X3 con Outlook:
Testata Appuntamenti X3 | Dettaglio di un appuntamento Outlook |
Crono | AdxID |
Terzi | Società |
Effettuata sì/no | Stato |
Folder Appuntamenti | Dettaglio di un appuntamento Outlook (seguito) |
Inizio | Inizio |
Fine | Ora fine |
Persone da visitare | Contatti |
Obiettivo dell'appuntamento | Oggetto |
Folder Collaboratori | Dettaglio di un appuntamento Outlook (seguito) |
Partecipanti/Agenti | Tutti i partecipanti |
Folder Resoconto | Dettaglio di un appuntamento Outlook (seguito) |
Resoconto | Resoconto |
Prerequisiti
Riferirsi alla documentazione di Implementazione
Gestione videata
Funzioni complementari accompagnano le informazioni di base per assicurare l'organizzazione degli appuntamenti nel miglior modo.
Testata
Presentazione
Un appuntamento può essere generato in Sage X3 in due modi:
- Manualmente, direttamente dalla funzione GESBAP (menù File/Nuovo)
- Automaticamente, durante la sincronizzazione di un appuntamento Outlook, se questo è attivo nel dossier (vedere help sui parametri CRMSYNC e CRMSYNCBAP) e a condizione che i parametri della sincronizzazione dell'utente corrente lo permettano.
La videata di testata permette di identificare un appuntamento in X3:
- Assegnandole un numero di crono. Si tratta di una chiave univoca, che può essere incrementata automaticamente a partire dal contatore ACT o inserita manualmente se l'assegnazione manuale del contatore ACT è autorizzata.
- Specificando un sito di vendita di default. Il valore di questo campo dipende generalmente dal profilo funzione dell'utente corrente, ma può dipendere alla fine dalle regole di assegnazione automatica degli agenti e dei siti (Parametri CRMDEFREP, CRMREPSIT e CRMREPTSK, capitolo CRM, gruppo REP). In ogni caso, deve essere obbligatoriamente indicato un sito.
- Associando un codice terzo (Terzo referenziato nell'anagrafica BPARTNER).
- Associandola ad una trattativa. Da questo campo sono disponibili più strumenti di selezione di una trattativa. Il primo menù contestuale permette di visualizzare l'elenco delle trattative gestite per il terzo o per l'interlocutore quando non viene indicato alcun terzo. Il secondo menù contestuale "Trattative" permette di accedere direttamente all’oggetto Trattative ed effettuare la selezione. Il terzo menù contestuale permette di selezionare una trattativa tra l'elenco completo di tutte le trattative presenti nell'applicazione.
- Fornendole uno stato. Un'attività considerata chiusa può essere manualmente contrassegnata "effettuata". Lo stato di un'attività di default dipende dal valore del parametro generale DONDEFBAP (capitolo CRM, gruppo DEF), ma rimane modificabile.
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Campi
I seguenti campi sono presenti in questo folder :
Blocco numero 2
Blocco numero 1
| Questo campo indica il sito sul quale viene gestito in modo prevalente l'appuntamento in oggetto. Più parametri intervengono nel precaricamento del sito di default. Può trattarsi del sito collegato al profilo funzione dell'utente corrente o del sito collegato all'agente incaricato dell'azione commerciale (parametro CRMREPSIT, capitolo CRM, gruppo REP). |
| Questo campo permette di memorizzare la chiave univoca del record. Questa chiave è calcolata dal contatore ACT. Di default, questo contatore si compone di un numero progressivo di 15 caratteri. Questo contatore viene consegnato di default con un funzionamento automatico, ma la sua assegnazione può essere manuale. Per assicurare un buon funzionamento dell'oggetto Attività, si consiglia di mantenere queste caratteristiche standard. Il contatore ACT è condiviso dagli oggetti Attività, Appuntamenti, Telefonate e Interventi. Infatti, questo permette di gestire delle funzionalità e delle stampe Crystal Report che lavorano su una nozione di attività commerciale in senso lato. |
| E' possibile identificare un appuntamento su tutti i diversi tipi di terzi. Un campo visualizzato a lato del terzo permette di conoscere il tipo di terzo selezionato. |
| Questo campo permette di identificare la trattativa per la quale deve essere effettuato l'appuntamento. Da questo campo sono disponibili più strumenti di selezione di una trattativa. Il primo menù contestuale "Trattative" permette di accedere direttamente all’oggetto Trattative ed effettuarne la selezione. Il secondo menù contestuale permette di selezionare una trattativa nell'elenco di tutte le trattative collegate al terzo inserito in testata appuntamento. Il terzo menù contestuale permette di selezionare una trattativa nell'elenco di tutte le trattative collegate all'interlocutore inserito in testata appuntamento. |
| Questo campo trasforma lo stato dell'appuntamento da "Da effettuare" a "Effettuato". Questa modifica ha come conseguenza principale la scomparsa dell'appuntamento dal piano di lavoro dell'agente. |
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Folder Appuntamenti
Presentazione
Il folder Appuntamenti permette di inserire informazioni più dettagliate sull'appuntamento in corso, così come sul suo svolgimento (evento attivamente dell'appuntamento, elenco degli interlocutori, obiettivi....). Informazioni temporanee possono in generale essere aggiunte (data inizio, data fine, data flessibile, fascia oraria).
Allo stesso modo, l'origine di un appuntamento può essere portata ad evolvere nel tempo. Per fare ciò, è possibile sbloccare con clic destro il campo Collegamento (evento scatenante), poi selezionare un tipo di evento, poi un record specifico.
Osservazioni sull'origine di un appuntamento:
Il campo collegamento del blocco Origine visualizza l'azione all'origine della creazione dell'appuntamento. L'origine dell'appuntamento può essere una campagna marketing, un'operazione marketing specifica (mailing, telemarketing, manifestazione o campagna stampa), una sincronizzazione di appuntamenti Outlook. L'origine di un appuntamento può anche essere semplicemente manuale (creazione diretta dall'oggetto Appuntamenti).
A prescindere dall'origine dell'appuntamento, è sempre possibile sbloccare a posteriori il campo dal menù contestuale disponibile tramite clic destro. Una volta che il campo risulta inseribile, l'utente può modificare l'origine (selezione di valori a partire da un elenco controllato). Per esempio, il collegare un appuntamento ad una campagna marketing ha lo scopo di alimentare le statistiche dei ritorni di detta campagna.
Ogni appuntamento creato in Outlook, poi generato in Sage X3 a seguito del lancio dell'elaborazione di sincronizzazione, implica il fatto che l'origine assumerà il valore "sincronizzazione". Ciò a condizione che i parametri di sincronizzazione lo permettano (parametri CRMSYNC e CRMSYNCBAP, funzione GESSYP).
Osservazioni generali sulla sincronizzazione Outlook :
Nell'ambito di una sincronizzazione con Outlook, i campi X3 coinvolti sono i seguenti (e viceversa):
- Inizio
- Fine
- Persone da visitare/Corrispondenti
- Creazione di un appuntamento Outlook con un elenco di contatti. In fase di sincronizzazione, si possono notare molteplici meccanismi, in particolare quando l'operatore corrente è l'organizzatore dell'appuntamento X3 (folder Collaboratori).
In X3, un elenco di persone da visitare/corrispondenti viene gestito nel folder Appuntamenti (a differenza degli oggetti attività o telefonate). Di fatto, la sincronizzazione di un appuntamento Outlook a contatti multipli ha come scopo alimentare nell'appuntamento X3 speculare l'elenco di persone da visitare. Se il contatto Outlook aggiunto nell'appuntamento Outlook non è già conosciuto come corrispondente in X3, alla sincronizzazione la scheda corrispondente viene creata in parallelo in Sage X3 e l'appuntamento X3 speculare viene generato esclusivamente con il suo numero di corrispondente (quindi nessun codice interlocutore, poiché il corrispondente non è ancora generato come interlocutore). Si osservi che quando il contatto Outlook è gia stato collegato ad un terzo presente in X3, la sua sintassi nell'attività Outlook in seguito alla sincronizzazione (campo Contatti) è la seguente: DOMENECH , René (AIRFRANCE CARGO #AIRFRANCE#).
- Creazione di un appuntamento X3 con un elenco di persone da visitare mentre l'agente dell'utente corrente è contemporaneamente organizzatore principale e partecipante.
Alla sincronizzazione, viene creato un appuntamento Outlook nel calendario dell'agente/organizzatore. L'elenco dei contatti Outlook viene inoltre aggiornato di conseguenza in funzione dell'elenco delle persone da visitare sull'appuntamento X3 di origine.
- Creazione di un appuntamento X3 con un elenco di persone da visitare mentre l'agente dell'utente corrente è solo partecipante.
lla sincronizzazione, viene creato un appuntamento Outlook nel calendario dell'agente/partecipante. L'elenco dei contatti Outlook non è aggiornato: è vuoto.
- Obiettivo
Obiettivo dell'appuntamento nell'ambito della sincronizzazione con Outlook:
Un appuntamento con un oggetto viene creato in Outlook, poi sincronizzato con Sage X3. Viene quindi creato in X3 un record nella tabella degli appuntamenti. Il commento Outlook è stato salvato in X3 come Clob. A partire da questo record corrente, l'utente può modificare il testo o aggiungere dei commenti successivi (modifica del campo Obiettivo dell'appuntamento dell'attività X3), i quali saranno poi trasmessi in Outlook ad ogni sincronizzazione. Ciò è anche valido lato Outlook: ogni modifica di commento si rifletterà durante una sincronizzazione. Ciò è valido a condizione che i parametri di sincronizzazione dell'utente lo autorizzino (parametri CRMSYNCe CRMSYNCBAP, funzione GESSYP).
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Campi
I seguenti campi sono presenti in questo folder :
Gestionale
Pianificazione
| Questo campo indica la data precisa di inizio dell'appuntamento. La durata dell'appuntamento (espressa in ore) viene calcolata automaticamente in funzione dell'inizio e della fine dell'appuntamento. |
| Questo campo indica l'ora precisa di inizio dell'appuntamento. La durata dell'appuntamento (espressa in ore) viene calcolata automaticamente in funzione dell'inizio e della fine dell'appuntamento. |
| Questo campo apporta un piccolo automatismo all'inserimento delle date di inizio e fine. Se l'utente contrassegna questo campo, i campi data e ora vengono alimentati automaticamente per rappresentare un appuntamento di una giornata intera che avviene alla data di inizio. La durata dell'appuntamento viene ricalcolata sulla base di questa modifica. |
| Questo campo indica la data precisa di fine dell'appuntamento. La durata dell'appuntamento (espressa in ore) viene calcolata automaticamente in funzione dell'inizio e della fine dell'appuntamento. |
| Questo campo indica l'ora precisa di fine dell'appuntamento. La durata dell'appuntamento (espressa in ore) viene calcolata automaticamente in funzione dell'inizio e della fine dell'appuntamento. |
| Un appuntamento può essere programmato con una data imprecisata. Quando l'utente modifica il contenuto di questo campo, i campi Data e Ora vengono cancellati. Diventa allora possibile inserire una durata stimata per l'appuntamento. |
| Se l'appuntamento viene programmato ad un data precisa, questo campo indica automaticamente la durata dell'appuntamento. Questo campo non è quindi modificabile. Se l'appuntamento viene programmato ad una data imprecisata, l'utente è invitato ad inserire una durata prevista per l'appuntamento. |
| La durata dell'appuntamento (espressa in ore) si calcola automaticamente in funzione dell'inizio e della fine dell'appuntamento. |
| La categoria permette di raggruppare o distinguere gli appuntamenti a fini statistici o di identificazione. Inoltre, è il supporto alla gestione delle assenze. Effettivamente, alcune categorie di appuntamenti possono essere associate al concetto di assenza. (Malattia, Ferie...) |
Riquadro Persone da visitare
| Questo campo permette di identificare fino a dieci interlocutori per un appuntamento. Questi interlocutori possono essere selezionati sia tra gli interlocutori associati al terzo che tra tutti gli interlocutori descritti nell'applicazione. Su ogni riga del riquadro degli interlocutori, il campo Interlocutore dispone dei seguenti strumenti: Il primo menù contestuale chiamato «Selezione» permette di selezionare un interlocutore tra quelli che hanno una relazione con il terzo indicato. Se non si indica un terzo, questa funzione non restituisce nulla. Il secondo menù contestuale chiamato «Interlocutori» permette di accedere direttamente all’oggetto Interlocutori ed effettuare la selezione di propria scelta. Il terzo menù contestuale chiamato «Selezione Interlocutori» permette di selezionare un interlocutore dall'elenco completo di tutti gli interlocutori inseriti nell'applicazione. |
| Ricorda l'identità completa dell'interlocutore inserito nel riquadro delle persone da visitare durante l'appuntamento. |
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| E' possibile collegare un appuntamento ad un crono corrispondente. Questo crono può essere selezionato manualmente, direttamente dal campo, o precaricato in funzione del crono interlocutore inserito in precedenza nel riquadro delle persone da visitare durante l'appuntamento Per richiamo, la funzione di gestione dei corrispondenti interviene nell'ambito della funzione di sincronizzazione di Sage X3 con Outlook. E' possibile definire del contatti in Outlook indipendentemente da Sage X3. Ciò implica che non saranno nel catalogo degli interlocutori. Quando viene lanciata una sincronizzazione di contatti Outlook, la tabella Corrispondenti permette di memorizzare le informazioni derivate da questi contatti Outlook, poiché non esistono ancora in veste di interlocutori nel database. In seguito, una funzione di generazione degli interlocutori, accessibile a partire dalla barra strumenti della funzione GESCOR, permette questa associazione di un corrispondente ad un interlocutore. Le condizioni sine qua non, che permettono la creazione automatica di corrispondenti ed il loro aggiornamento a fronte di una sincronizzazione con Outlook, sono l'attivazione dei parametri generali di sincronizzazione (CRMSYNC, CRMSYNCBAP e CRMSYNCCOR, capitolo CRM, gruppo SYN) e l'utilizzo di parametri personali, dedicati ad un utente in particolare (funzione GESSYP). |
Obiettivi appuntamento
| Questo campo di tipo Clob permette di inserire l'obiettivo dell'appuntamento. Nell'ambito di un appuntamento derivante dalla sincronizzazione degli appuntamenti Outlook, l'obiettivo è alimentato a partire dall'oggetto dell'appuntamento Outlook di origine. |
Origine
| Date courante à laquelle l'action commerciale a été créée. Cette zone n'est pas modifiable. |
| Heure courante à laquelle l'action commerciale a été créée. Cette zone n'est pas modifiable. |
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| Il s'agit du code de l'opérateur courant à l'origine de la création de l'action commerciale. Cette zone n'est pas modifiable. |
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| Quando l'origine di un'appuntamento è una campagna marketing o un'operazione marketing, questo campo visualizza il numero di record esattamente collegato. |
| Quando l'origine di un'appuntamento è una campagna marketing o un'operazione marketing, il numero del documento di origine viene non solo visualizzato, ma è anche possibile associare un numero di riga nel record. |
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Folder Collaboratori
Presentazione
E' possibile dichiarare fino a dieci partecipanti su un appuntamento. Questi partecipanti possono essere selezionati tra gli agenti definiti nell'applicazione.
Alla conferma della creazione di un appuntamento, viene effettuato un controllo di conflitti orari rispetto ad appuntamenti già programmati per ogni agente partecipante sull'appuntamento.
Se il partecipante principale dell'appuntamento (il primo nell'elenco dei partecipanti) è in conflitto con un altro appuntamento, viene visualizzato questo messaggio e la creazione viene rifiutata:
« Il partecipante principale non è disponibile per la data desiderata »
Se almeno uno degli agenti complementari si trova in conflitto con un altro appuntamento, viene visualizzato il seguente messaggio e la creazione viene rifiutata:
« Alcuni partecipanti non sono disponibili per la data desiderata »
Tutti gli agenti in conflitto sono visualizzati in rosso.
In questa fase della creazione, l'utente deve procedere alla risoluzione dei conflitti.
Nel caso in cui solo il partecipante principale sia in conflitto, l'utente può:
- Selezionare un altro agente
- Modificare la data dell'appuntamento
- Annullare la creazione dell'appuntamento e cercare di riprogrammare l'appuntamento in conflitto.
Nel caso in cui alcuni partecipanti complementari siano in conflitto, l'utente può tentare di risolvere i conflitti senza abbandonare l'inserimento dell'appuntamento. Può utilizzare su uno degli agenti un menù contestuale Dettaglio dei conflitti. Una finestra visualizza allora l'elenco degli agenti e degli appuntamenti con i quali sono in conflitto. Per risolvere ogni conflitto, l'utente può utilizzare un menù contestuale chiamato Sprogramma partecipante. Questa funzione permette di rimuovere automaticamente il partecipante dall'elenco dei partecipanti all'appuntamento in conflitto.
Tuttavia, questa funzione dispone di una limitazione. Per poter essere sprogrammato automaticamente, l'agente non deve essere partecipante principale dell'appuntamento in conflitto. In questo caso, l'utente ottiene il messaggio: « Impossibile sprogrammare questo partecipante. Si tratta del partecipante principale di questo appuntamento » ed il conflitto deve essere risolto allo stesso modo del partecipante principale dell'appuntamento.
Controllo dei conflitti orari
In fase di modifica, il controllo dei conflitti orari viene eseguito come in una creazione.
Osservazioni sulla sincronizzazione con Outlook:
Un appuntamento in X3 può avere uno o più partecipanti (degli agenti presenti nel database) senza ancora schede Corrispondenti associate. Se l'agente associato all'utente connesso è l'organizzatore principale dell'appuntamento X3, alla sincronizzazione dell'appuntamento le schede Corrispondenti degli altri partecipanti saranno allora generate e qualificate come "Agenti". Ciò implica contemporaneamente che i partecipanti X3 condivideranno l'appuntamento e che il loro calendario Outlook sarà alimentato di conseguenza con un nuovo evento (se sono abilitati ad utilizzare la sincronizzazione Outlook).
Se l'agente associato all'utente connesso è solo partecipanteall'appuntamento X3, alla sincronizzazione dell'appuntamento le schede Corrispondenti degli altri partecipanti non saranno generate.
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Campi
I seguenti campi sono presenti in questo folder :
Blocco numero 1
| Codice dell'agente considerato come l'organizzatore dell'appuntamento e quindi come partecipante principale. |
Riquadro Partecipanti
| E' possibile dichiarare fino a dieci partecipanti per un appuntamento. Questi partecipanti possono essere selezionati tra gli agenti definiti nell'applicazione. |
| Funzione commerciale occupata dall'agente (parametro AUSCRMA). |
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Funzioni accessibili tramite click destro sul riquadro
Dett.conflitti app.
Questo menù permette di assegnare un appuntamento ad un agente secondario.
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Folder Luogo
Presentazione
L'oggetto Appuntamento comporta un folder "Luogo" che permette di memorizzare il luogo esatto dell'incontro.
Sono possibili tre tipi di indirizzi tra i valori del menù locale 955:
- Presso il cliente
- Presso i nostri locali
- Altro
Di default, il sistema alimenta questo folder con Presso il cliente. Se si indica un terzo per l'appuntamento, l'indirizzo visualizzato è l'indirizzo di default del terzo. Se non si indica un terzo, l'indirizzo visualizzato è quello del primo interlocutore indicato sulla scheda appuntamento.
L’utente è libero di dichiarare l'appuntamento Presso i nostri local. In questo caso, il sistema visualizza l'indirizzo di default del primo agente partecipante a tale appuntamento.
Se nessun indirizzo corrisponde alla realtà, l'utente può selezionare la menzione Altro. La videata viene cancellata totalmente per permettere all'utente di inserire l'indirizzo reale dell'appuntamento.
Sulla prima riga di indirizzo, il menù Altri indirizzi permette di consultare altri indirizzi terzi, oppure di ampliare la selezione.
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Campi
I seguenti campi sono presenti in questo folder :
Blocco numero 1
| Sono possibili tre tipi di indirizzo: Presso il cliente. Presso i nostri locali. Altro. Di default, il sistema alimenta questo folder con la dicitura «Presso il cliente». Se si indica un terzo per l'appuntamento, l'indirizzo visualizzato è quello di default del terzo. Se non si indica un terzo, l'indirizzo visualizzato è quello del primo interlocutore presente sulla scheda appuntamento. L’utente è libero di dichiarare l'appuntamento «Nei nostri locali». In questo caso, il sistema visualizza l'indirizzo di default del primo agente partecipante a questo appuntamento. Se nessun indirizzo corrisponde alla realtà, l'utente può selezionare la menzione «Altro». La videata viene pulita completamente per permettere all'utente di inserire il corretto indirizzo dell'appuntamento. |
| Questo campo libero permette di indicare una breve descrizione supplementare dell'indirizzo dell'appuntamento. |
Indirizzo appuntamento
| Si tratta del codice paese collegato all'indirizzo sia del terzo, sia del primo interlocutore, sia del primo agente dell'elenco dei partecipanti, nel caso di un'assegnazione automatica di indirizzo. Questo campo è controllato in funzione della tabella Paesi. |
| Il luogo di un appuntamento alimentato automaticamente proviene in generale da un indirizzo di default. Se questo indirizzo non corriponde al vero luogo di incontro stabilito, un menù contestuale Altri indirizzi permette di selezionare un altro indirizzo. |
| Si tratta del CAP collegato all'indirizzo sia del terzo, sia del primo interlocutore, sia del primo agente dell'elenco dei partecipanti, nel caso di un'assegnazione automatica di indirizzo. Il CAP, il cui formato di inserimento è definito nella tabella Paesi, permette di determinare la città e la suddivisione geografica se questa è definita per il paese. Il controllo di questa informazione ed il suo carattere di obbligatorietà sono funzioni della parametrizzazione effettuata a livello della gestione del paese. Affinché questo controllo avvenga, è inoltre necessario che il parametro POSCOD - Avvertimento se CAP inesistente (capitolo SUP, gruppo INT) sia posizionato a "Si". Casi particolari: - per ANDORRA, indicare 99130 |
| La città proposta automaticamente è quella associata al CAP indicato in precedenza. E' anche possibile inserire direttamente il nome di una città: Osservazioni:
Si tratta del codice della città collegato all'indirizzo sia del terzo, sia del primo interlocutore, sia del primo agente dell'elenco dei partecipanti, nel caso di un'assegnazione automatica di indirizzo. |
| Questa icona apre un sito di cartografia che permette di situare l'indirizzo indicato. |
| Si tratta del codice della suddivisione collegato all'indirizzo sia del terzo, sia del primo interlocutore, sia del primo agente dell'elenco dei partecipanti, nel caso di un'assegnazione automatica di indirizzo. |
| Si tratta del numero di telefono collegato all'indirizzo sia del terzo, sia del primo interlocutore, sia del primo agente dell'elenco dei partecipanti, nel caso di un'assegnazione automatica di indirizzo. Il formato di questo campo è controllato in funzione della tabella Paesi. |
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Folder Risorse
Presentazione
E' possibile prenotare più risorse per uno stesso appuntamento.
Una prenotazione deve essere effettuata utilizzando il menù contestuale Prenotazione risorse del campo Prenotazione.
L'utente giunge direttamente all'oggetto delle prenotazioni risorse. E' possibile consultare nella lista di selezione le ultime prenotazioni effettuate.
Per creare una nuova prenotazione, basta cliccare sul bottone . Viene allora alimentata automaticamente una scheda prenotazione con le seguenti informazioni:
- Le date di prenotazione sono identiche alle date di inizio e fine dell'appuntamento.
- Viene alimentato il nome della persona che ha effettuato la prenotazione.
- Viene alimentata la data della prenotazione.
L'utente è invitato a selezionare una risorsa mediante il menù contestuale Selezione del campo Risorse. La categoria della risorsa viene alimentata automaticamente sulla scheda della prenotazione.
L'utente può inoltre registrare direttamente una nuova prenotazione di risorsa a partire dal menù contestuale Nuova prenotazione, accessibile dal campo Prenotazione.
Un clic sul bottone permette di ritornare all'oggetto Appuntamento. Per validare la prenotazione, l’utente deve obbligatoriamente tabulare sul campo Prenotazione, o validare la riga del riquadro delle prenotazioni.
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Campi
I seguenti campi sono presenti in questo folder :
Riquadro
| E' possibile prenotare più risorse per uno stesso appuntamento. Una prenotazione deve essere effettuata utilizzando il menù contestuale "Prenotazioni risorse" del campo "Prenotazione" (o direttamente dal menù "Nuova prenotazione"). L'utente giunge direttamente all'oggetto delle prenotazioni risorse. E' possibile consultare nella lista di selezione le ultime prenotazioni effettuate. Per creare una nuova prenotazione, basta cliccare sul bottone "Nuovo". Viene allora alimentata automaticamente una scheda prenotazione con le seguenti informazioni: Le date di prenotazione sono identiche alle date di inizio e fine dell'appuntamento. Viene alimentato il nome della persona che ha effettuato la prenotazione. Viene alimentata la data della prenotazione. L'utente viene invitato a selezionare una risorsa mediante il menù contestuale "Selezione" del campo "Risorse". La categoria della risorsa viene alimentata automaticamente sulla scheda della prenotazione. Un clic sul bottone "Fine" permette di ritornare all'oggetto Appuntamento. Per validare la prenotazione, l’utente deve obbligatoriamente fare tab sul campo "Prenotazione" oppure validare la riga del riquadro delle prenotazioni. |
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| Data inizio della prenotazione della risorsa. Alla creazione della prenotazione, la data di inizio viene inizializzata in funzione della data di inizio dell'appuntamento. |
| Ora inizio della prenotazione della risorsa. |
| Data fine della prenotazione della risorsa. Alla creazione della prenotazione, la data di fine viene inizializzata in funzione della data di fine dell'appuntamento. |
| Ora fine della prenotazione della risorsa. |
| Nome dell'agente che ha prenotato la risorsa. |
Chiudi
Folder Resoconto
Presentazione
Il folder Resoconto permette di inserire dei commenti finali su un appuntamento, ma anche di valutare il livello di soddisfazione.
Osservazioni generali sulla sincronizzazione Outlook:
Nell'ambito di una sincronizzazione con Outlook, il campo Resoconto X3 influenza il dettaglio dell'appuntamento speculare Outlook. E viceversa
.Chiudi
Campi
I seguenti campi sono presenti in questo folder :
Blocco numero 1
| Questo campo di tipo Clob permette di inserire un resoconto completo dell'appuntamento quando questo risulta compiuto. Nel caso di una sincronizzazione di attività Outlook con Sage X3, il dettaglio inserito su un'appuntamento Outllook si riflette direttamente sul resoconto dell'appuntamento Sage X3 speculare. Vale anche l'inverso. |
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Blocco numero 2
| Lorsqu'une action commerciale est achevée, il est recommandé d'enregistrer si cette dernière a permis d'atteindre l'objectif fixé. Ces informations permettront d'établir ultérieurement des statistiques aidant à l'amélioration progressive de l'efficacité des différentes équipes. |
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Stampe
Di default, le seguenti stampe sono associate alla funzione :
BUSINESS1 : Attività commerciale/data
BUSINESS2 : Azione commerciale/agente
Ma ciò lo si può modificare tramite parametrizzazione.
Barra di menù
Azioni/Pianifica/Telefonata
E' possibile pianificare una Telefonata dalla funzione degli appuntamenti.
Azioni/Pianifica/Attività
E' possibile pianificare un'Attività dalla funzione degli appuntamenti.
Azioni/Registra/Telefonata
E' possibile registrare una Telefonata dalla funzione degli appuntamenti.
Azioni/Registra/Attività
E' possibile registrare un'Attività dalla funzione degli appuntamenti.
Azioni/Registra/Trattativa
E' possibile registrare una Trattativa dalla funzione degli appuntamenti.
Azioni/Registra/Richiesta di servizio
E' possibile registrare una Richiesta di servizio dalla funzione degli appuntamenti.
Itinerario / Appuntamenti
Itinerario / Giorno
Itinerario / Settimana
Itinerario / Mesi
Opzione / Tracciabilità movimenti
Questa opzione da accesso, mediante tunnel, alla funzione di consultazione Tracciabilità movimenti che permette di visualizzare e navigare nella gerarchia dei movimenti all'origine o provenienti dal documento.
Messaggi di errore
Oltre ai messaggi generici, i seguenti messaggi d'errore possono apparire al momento dell'inserimento :
Nessun agente assegnato. Creazione rifiutata.
Questo messaggio viene visualizzato se non è stato indicato nessun agente per l'appuntamento e se l'assegnazione automatica alla creazione dell'appuntamento è fallita.
Nessun Agente indicato.
Questo messaggio viene visualizzato alla conferma della modifica di un appuntamento nel seguente caso: non è stato indicato alcun agente per l'appuntamento e l'assegnazione automatica dell'appuntamento è fallita.
Numero di settimana errato.
Questo messaggio appare se è stato inserito nel campo Settimana un numero di settimana minore di 1 o maggiore di 52.
Interlocutore già inserito.
Questo messaggio viene visualizzato se l'utente cerca di inserire due volte lo stesso interlocutore nell'elenco delle persone da visitare dell'appuntamento.
Collaboratore già inserito.
Questo messaggio viene visualizzato se l'utente cerca di inserire due volte lo stesso agente nell'elenco dei partecipanti dell'appuntamento.